Контроль

Должностная инструкция бухгалтера: о чем ваши коллеги спорят с учреждениями

Анна Чернавина, эксперт журнала «Зарплата в учреждении»

Из этой статьи узнаете:

вправе ли учреждение изменить должностную инструкцию бухгалтера без его согласия;
положена ли доплата за выполнение новых обязанностей по должностной инструкции;
как бухгалтеру использовать должностную инструкцию для защиты от несправедливых взысканий.

Может ли работодатель переписать должностную инструкцию бухгалтера

Важная деталь

Условие о трудовой функции — обязательная часть трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК)

Должностную инструкцию обычно пересматривают, когда нужно возложить на сотрудника новые обязанности, исключить или уточнить старые. В законодательстве порядок внесения изменений в этот документ не установлен. Но это не значит, что руководство учреждения имеет право переписывать инструкцию как угодно без согласия сотрудника. Когда работодатель обновляет должностную инструкцию, он должен учитывать:

способ ее оформления — как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ;
характер вносимых изменений — затрагивают ли они обязательные условия трудового договора.

Как вносить изменения в должностную инструкцию, Роструд разъяснил в письме от 31.10.2007 № 4412-6. Основные выводы из этого документа посмотрите в таблице ниже.

Если пересмотр должностной инструкции понадобился в связи с изменением организационных или технологических условий труда в учреждении, то оно должно выполнить еще одно требование. О предстоящих изменениях бухгалтера нужно уведомить как минимум за два месяца до введения их в действие (ч. 2 ст. 74 ТК). В данном случае неважно, как оформлена должностная инструкция: как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору.

Порядок пересмотра должностной инструкции бухгалтера

Ситуация	Как должно действовать учреждение	Должно ли учреждение получить согласие бухгалтера
Должностная инструкция бухгалтера — приложение к трудовому договору	Внести изменения в трудовой договор через дополнительное соглашение. Характер изменений при этом не имеет значения	Да. Бухгалтер выражает его в допсоглашении к трудовому договору
Должностная инструкция — отдельный документ. Вносимые поправки не меняют трудовую функцию бухгалтера и другие обязательные условия трудового договора	Подготовить должностную инструкцию в новой редакции или документ с поправками к действующей редакции инструкции. Утвердить новую инструкцию или поправки к старой приказом руководителя. Ознакомить бухгалтера с новой инструкцией или редакцией под подпись	Нет, достаточно ознакомления под подпись
Должностная инструкция — отдельный документ. Вносимые поправки меняют трудовую функцию либо другие обязательные условия трудового договора	Получить согласие бухгалтера на продолжение трудовых отношений в новых условиях. Утвердить новую инструкцию или поправки к старой приказом руководителя. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с бухгалтером. Ознакомить бухгалтера с новой инструкцией или редакцией под подпись	Да

Должно ли учреждение доплачивать за выполнение новых обязанностей

Если бухгалтер согласен выполнять работу, не предусмотренную трудовым договором и должностной инструкцией, учреждение обязано за нее доплатить. Так считают в Роструде.

На заметку

Двум работникам на одинаковых должностях можно установить разные должностные обязанности. Роструд подтвердил это в ответе на вопрос от 24.09.2024 № 206645

Пример 1. Должно ли учреждение доплатить, если бухгалтеру добавили обязанностей по профстандарту.

На сайт онлайнинспекция.рф пришел вопрос от ведущего бухгалтера. При переводе на эту должность работницу ознакомили с должностной инструкцией, где были перечислены обязанности по расчетам с сотрудниками. Но через год работодатель решил изменить инструкцию и прописать там весь функционал по профстандарту. Руководитель своим приказом распределил обязанности между ведущими бухгалтерами. В результате, помимо задач, связанных с зарплатой, на вашу коллегу возложили расчеты с подотчетниками. Объем работы увеличился, но на зарплате это не отразилось. Прав ли работодатель?

Специалисты Роструда считают, что возложить на бухгалтера дополнительную работу можно только по соглашению с ним (ст. 60.2 ТК). За ее выполнение работодатель обязан установить доплату (ст. 151 ТК). В противном случае бухгалтер вправе не выполнять обязанности, не предусмотренные трудовым договором и подписанной ранее должностной инструкцией (ответ на вопрос от 20.02.2024 № 195155).

Обратите внимание: Роструд в ответе не дал разъяснений на случай, когда должностная инструкция все-таки меняется. Доплачивать за обязанности, которые предусмотрены в инструкции, для учреждения опасно. Это касается не только доплаты за дополнительную работу (ст. 151 ТК), но и премий, а также вознаграждений по ГПД. Любая из этих выплат может обернуться проблемами при финансовой проверке.

Документ

Арбитражный суд Дальневосточного округа согласился с контролерами в постановлении от 09.07.2024 по делу № А59-652/2022

Пример 2. Почему контролеры потребовали отменить лишние выплаты и переделать должностные инструкции бухгалтеров.

Контрольный орган городской администрации провел проверку в начальной школе. Чиновники проанализировали выплаты главбуху и ведущему бухгалтеру. Вот что они выяснили.

1. Ведущему бухгалтеру школа доплачивала 50 процентов оклада за выполнение обязанностей, которые были предусмотрены в его должностной инструкции.

2. Главбух получила премии на общую сумму 36 600 руб. за работу, входящую в обязанности ведущего бухгалтера.

3. В обязанности обоих сотрудников согласно должностным инструкциям не входили многие стандартные функции бухгалтерии: например, ведение кассовых операций, расчетов с подотчетными лицами, начисление заработной платы. Выполнение этих задач школа оплачивала отдельно. Так, зарплатой, налогами и взносами, отчетностью в фонды занимался исполнитель по ГПД, который вообще не был работником школы.

Контролеры потребовали прекратить излишние выплаты и пересмотреть должностные инструкции главбуха и ведущего бухгалтера. Суды трех инстанций поддержали проверяющих.

Когда бухгалтера нельзя наказать за нарушение должностной инструкции

Неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей по вине работника — это дисциплинарный проступок (ст. 192 ТК). За него учреждение вправе применить один из трех видов взысканий: замечание, выговор или увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК). Далее мы приведем аргументы, которые помогут бухгалтеру оспорить несправедливое взыскание.

Аргумент 1. Обязанность не указана в должностной инструкции

Учреждение вправе наказать бухгалтера за ненадлежащее исполнение только тех обязанностей, которые прописаны в трудовом договоре, должностной инструкции (ст. 56 ТК). Это подтвердил Роструд.

Пример 3. Можно ли наказать бухгалтера-зарплатника за расчетные листки.

Бухгалтер зарплатного участка не вовремя выдал сотруднику расчетный листок. Но при этом ни в локальных актах учреждения, ни в приказах не сказано, что выдавать расчетники — его обязанность. Роструд считает, что бухгалтер не несет ответственности за позднюю выдачу листка при условии, что обязанность выполнять эту работу не установлена его трудовым договором или должностной инструкцией (ответ на вопрос от 25.03.2024 № 196831).

Аргумент 2. Ошибка пустячная, а наказали строго

Принимая решение о дисциплинарном взыскании, учреждение должно учитывать тяжесть проступка и обстоятельства, при которых работник его совершил. Это правило установлено в части 5 статьи 192 ТК. Если наказание несоразмерно проступку, то суд может отменить приказ о дисциплинарном взыскании.

Документ

Седьмой кассационный суд общей юрисдикции защитил работницу в определении от 17.01.2024 № 88-1031/2024

Пример 4. Как бухгалтер учреждения оспорила выговор и отсудила премию.

Бухгалтеру областной больницы объявили выговор за ошибки при приеме к учету первичных документов. В связи с дисциплинарным взысканием сотрудницу лишили стимулирующей выплаты за декабрь.

Бухгалтер обратилась в суд. Она утверждала, что наказание было слишком суровым. Некоторые мелкие недочеты она действительно допустила, но затем сама же исправила. Другие ошибки возникли не по вине бухгалтера. Например, она якобы неверно списала медицинские перчатки. Но на самом деле причиной этого нарушения стали ошибки в первичке, которую оформили при отпуске товара в аптеке. Бухгалтер обратилась к провизору с просьбой исправить неточность, но получила отказ.

Суд согласился с истицей. Больница не во всех случаях доказала, что бухгалтер нарушила должностную инструкцию. Поэтому выговор не соответствовал совершенному проступку. Суд признал приказ незаконным, заставил больницу выплатить работнице премию, компенсировать моральный вред и судебные расходы.

Аргумент 3. Кадровики подвели

Работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности при условии, что его конкретная вина была установлена и доказана. Если бухгалтерию подвели работники из других служб, это можно использовать, причем не только в трудовых спорах. Например, главный бухгалтер местной администрации в Челябинской области успешно оспорила административное наказание. При этом она использовала положения из собственной должностной инструкции.

Документ

Кусинский районный суд Челябинской области отменил наказание решением от 13.06.2024 № 12-12/2024

Пример 5. Как главбух доказала, что в неверном расчете отпускного резерва виноват начальник другого отдела.

При проверке контролеры обнаружили грубую ошибку в балансе. При расчете резерва на оплату предстоящих отпусков бухгалтерия исходила из 342 календарных дней неиспользованного отпуска по 20 сотрудникам. Но эти показатели были сильно занижены. На самом деле в расчет надо было заложить 1027 календарных дней, которые накопились у 52 сотрудников. В результате показатель строки 550 в разделе «Обязательства» был искажен почти на 1,5 млн руб., более чем на 10 процентов. Это грубое нарушение требований к составлению и предоставлению бюджетной (бухгалтерской) отчетности.

Мировой судья привлек главбуха к административной ответственности по статье 15.15.6 КоАП — вынес предупреждение. Но районный суд это постановление отменил. Дело в том, что информация о количестве дней неиспользованного отпуска сотрудников в бухгалтерию поступила из общего отдела. А лицо, которое отвечает за ведение бюджетного (бухгалтерского) учета, нельзя наказать по статье 15.15.6, если оно допустило искажение отчетности по вине других лиц. Это указано в примечании 5 к статье 15.15.6 КоАП. В данном случае в обязанности главбуха не входит контроль за деятельностью начальника общего отдела и достоверностью поступивших от него документов.

На заметку

Кого накажут за нецелевые расходы, допущенные при расчетах с работниками

Обычно функции по непосредственному контролю за целевым расходованием денежных средств входят в должностные обязанности руководителя учреждения. Если они предусмотрены в должностной инструкции руководителя, то именно его могут привлечь к административной ответственности по статье 15.14 КоАП. Это касается в том числе неправомерных выплат работникам. Пример — в решении Вахитовского районного суда Казани Республики Татарстан от 12.12.2023 № 12-4740/2023.

Казенное учреждение выплатило сотрудникам сверхнормативные суточные. Бухгалтерия удержала из них НДФЛ. Налог отразили по подстатье 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме», хотя надо было применить код 211 КОСГУ «Заработная плата». При этом в бюджетной смете по коду 212 КОСГУ расходы на сверхнормативные суточные предусмотрены не были. Контрольный орган оштрафовал директора учреждения на 20 000 руб. Она попыталась оспорить это решение. Утверждала, что отвечать за нецелевку должен главбух. Но суд с этим не согласился. В должностной инструкции директора сказано, что он обеспечивает соблюдение законности в деятельности учреждения и несет всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений.